SAGA Soluciones hat eine auf OpenCms basierende Lösung entwickelt, die von den spanischen Provinzen Sevilla, Granada und anderen für die Erstellung ihrer Amtsblätter, einschließlich öffentlicher Bekanntmachungen, verwendet wird. Produktionszeit und -aufwand wurden dadurch um bis zu 90% reduziert.
Amtsblätter für spanische Bezirke mit OpenCms
Die Content Manager erhalten Werkzeuge, die die Produktion der Amtsblätter der Provinzen vereinfachen. Die auf OpenCms basierende Lösung implementiert den gesamten Lebenszyklus der Meldungen, aus denen ein Amtsblatt besteht, von der Einfügung bis zur Veröffentlichung, wodurch sich wiederholende Aufgaben eliminiert und die Fehlerquote reduziert werden.
Dank OpenCms ist die Erstellung unserer amtlichen Bekanntmachungen einfacher, schneller und wesentlich weniger fehleranfällig geworden.
I. Gómez, Spezialist für Dokumentenmanagement
Das Problem: manuelle und fragmentierte Prozesse
In den spanischen Boletines Oficiales Provinciales (BOP) werden lokale Gesetze, Verwaltungsentscheidungen, gerichtliche Bekanntmachungen, öffentliche Stellenausschreibungen, Ausschreibungen und steuerliche Bekanntmachungen veröffentlicht. Sie dienen als offizielle Kanäle für die Übermittlung von Rechts-, Verwaltungs- und Regierungsinformationen auf Provinz- und Gemeindeebene.
Vor der Implementierung dieser Lösung gab es kein Tool, das an die spezifischen Bedürfnisse der BOP-Verwaltung angepasst war.
Dadurch waren die Verwaltungen gezwungen, auf stark manuell geprägte Prozesse zurückzugreifen. Diese erforderten nicht nur einen erheblichen Arbeitsaufwand für die Gestaltung des Amtsblatts mit PDF-Bearbeitungswerkzeugen, sondern auch für die Verwaltung wesentlicher Aspekte wie Registrierung, Überprüfung der Datenintegrität, digitale Signaturen und Buchführungsverfahren.
Außerdem war es aufgrund des Fehlens einer integrierten Plattform nicht möglich, eine Verbindung zu anderen beteiligten Tools und Systemen herzustellen. Dies erhöhte die Fragmentierung und das Risiko von Fehlern.
Zusätzlich mussten öffentliche Stellen ihre Inhalte oft per E-Mail mit Dokumenten in Formaten wie Word oder PDF bereitstellen. Dies erhöhte die Fehleranfälligkeit und die Zeit, die für die Bearbeitung der einzelnen Beiträge benötigt wurde.
Mit OpenCms haben wir die Produktionszeit für amtliche Bekanntmachungen um bis zu 90% verkürzt, so dass unsere Benutzer mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben.
A. Ruiz, Koordinator der BOP-Ausgaben
Die Lösung: OpenCms
Um diese Probleme zu lösen, entschied sich SAGA Soluciones aus mehreren Gründen für OpenCms:
OpenCms zeichnet sich durch seine Flexibilität aus, die es ermöglicht, Daten in Dokumente und Metadaten zu abstrahieren. Dies erleichtert die Anpassung von Workflows an die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung.
Es eignet sich ideal für den Einsatz in komplexen Verwaltungsumgebungen, da es effizient mit Systemen für digitale Zertifikate, elektronische Signaturen, Registern, digitalen Ämtern und anderen Verwaltungswerkzeugen integriert werden kann.
Darüber hinaus ist SOLR von Haus aus als Indexierungsmaschine integriert. Dies verbessert die Suchmöglichkeiten durch eine detaillierte und schnelle Indizierung von Inhalten.
Ein weiterer großer Vorteil von OpenCms ist sein modularer Aufbau. Dies gewährleistet Skalierbarkeit und optimale Leistung auf Abruf. Außerdem lässt sich die Lösung leicht erweitern und an zukünftige Anforderungen anpassen.
Darüber hinaus bietet OpenCms verschiedene Optionen zur Anpassung des Erscheinungsbildes, so dass es an das Corporate Image der Verwaltung angepasst werden kann, ohne die Kernfunktionalität zu beeinträchtigen.
Schließlich verfügt OpenCms über eine aktive Community und professionelle Support-Optionen, die die langfristige Nachhaltigkeit und ständige Aktualisierungen sicherstellen, wodurch die Plattform auf dem neuesten Stand der Technik bleibt.
Die von SAGA Soluciones entwickelte Lösung implementiert den gesamten Lebenszyklus der amtlichen Bekanntmachungen, aus denen ein Amtsblatt besteht, vom Hinzufügen bis zur Veröffentlichung. Dadurch werden sich wiederholende Aufgaben eliminiert und die Anzahl der Fehler reduziert.
Für das automatisierte Erstellen von amtlichen Bekanntmachungen wurden spezielle Bereiche für Behörden geschaffen, auf die über digitale Zertifikate zugegriffen werden kann. Von der direkten Ausgabe über integrierte Editoren, die es den Benutzern ermöglichen, Bekanntmachungen ohne technische Kenntnisse zu verfassen und zu layouten, bis hin zum direkten Hochladen von PDF-Dokumenten auf der Grundlage von Vorlagen werden mehrere Arten der Inhaltserstellung angeboten.
Dank des intuitiven, vorlagenbasierten OpenCms-Systems können wir uns auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt auf sich wiederholenden Papierkram.
L. Fernández, Manager für amtliche Veröffentlichungen
Content Manager haben mit OpenCms nun die Möglichkeit, die Produktion von BOPs zu optimieren und die Reaktionszeiten vom Eingang einer öffentlichen Bekanntmachung bis zur Veröffentlichung deutlich zu verkürzen. Dazu gehören auch die Verwaltung von Zahlungen und Einzügen sowie die Integration mit Buchhaltungs- und Prüfsystemen.
OpenCms wird auf einer Java EE-basierten Infrastruktur mit Unterstützung für Oracle, PostgreSQL und MariaDB bereitgestellt. Es wird mit einem Master-Server und zwei Publishing-Knoten für hohe Verfügbarkeit in einem Cluster zusammengefasst.
Die Installation wird von Alkacon OCEE unterstützt, das die Leistung erhöht und die Konfiguration und Verwaltung der Cluster-Umgebung vereinfacht. OCEE optimiert die Synchronisation zwischen den Clusterknoten und sorgt so für optimale Leistung und hohe Fehlertoleranz. Dies ist entscheidend für die Gewährleistung der Servicekontinuität.
Die Handhabung hoher Arbeitsbelastungen ist viel einfacher geworden, so dass ich auch in Spitzenzeiten effektiv reagieren kann.
S. García, Verfasser von BOP Beiträgen
Erfahrungen mit der neuen Lösung
Die OpenCms basierte Lösung hat die Prozesse zur Verwaltung der amtlichen BOP-Amtsblätter vollständig verändert.
Erstens können die Behörden, die Inhalte bereitstellen, ihre Bekanntmachungen jetzt über ein automatisiertes, vorlagenbasiertes System verwalten. Dies hat zu einer Verringerung der Produktionszeit und des Arbeitsaufwands um bis zu 90 % geführt.
Darüber hinaus hat die Lösung den Amtsblättern ein einheitliches Erscheinungsbild verliehen, das das Lesen und die Suche nach Informationen erleichtert. Sie ermöglicht sogar das Herunterladen von Amtsblättern in Formaten wie JSON oder XML, was die Möglichkeiten der Nutzung und Wiederverwendung von Daten erweitert.
Was die Integrität betrifft, so gewährleistet die Lösung, dass alle übermittelten Informationen sicher und überprüfbar gespeichert werden. Sie bietet eine vollständige Rückverfolgbarkeit vom Zeitpunkt der Eingabe der Bekanntmachung bis zur Veröffentlichung. Dies minimiert das Risiko menschlicher Fehler und erhöht das Vertrauen in das System.
Darüber hinaus werden eine hohe Verfügbarkeit und schnelle Reaktionszeiten durch eine robuste Infrastruktur gewährleistet, die durch mit Alkacon OCEE verwaltete Cluster Umgebung unterstützt wird. Mit einer Verfügbarkeit von mehr als 99 % genießen die Nutzer ein zuverlässiges und effizientes System, selbst bei Lastspitzen.
Die Möglichkeit, diese Lösung mit anderen Verwaltungssystemen wie Buchhaltung und Rechnungsprüfung zu integrieren, bietet einen zusätzlichen Mehrwert. Sie ermöglicht es den Verwaltungen, koordinierter und effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Integrität der Informationen zu gewährleisten.
Das Ergebnis ist eine umfassende Modernisierung, die die Kosten senkt und die Benutzerfreundlichkeit verbessert.
Skalierbarkeit und Zukunft
Die Lösung wurde bereits in den Provinzen Sevilla und Granada eingeführt. In Kürze wird sie auch für die Provinzregierungen von León und Huesca einsatzbereit sein. Die Einführung in anderen Regionen wird noch folgen.
Die Entwicklung der Anwendung folgt den Standardparadigmen der OpenCms-Entwicklung in Modulform, ohne Änderungen am Kern. Dies macht es einfacher, mit neuen OpenCms-Versionen Schritt zu halten, die von Alkacon herausgegeben werden, und macht Aktualisierungen zu einer einfachen und berechenbaren Aufgabe.
Die Integrationsmöglichkeiten von OpenCms haben unseren Arbeitsaufwand erheblich vereinfacht und die Effizienz verbessert.
C. Martínez, Verwaltungstechniker
Zufriedenheit der Manager und Endnutzer
Nach ihren Erfahrungen mit der OpenCms-basierten Lösung befragt, schätzen Behörden und Content Manager die einfache Handhabung des Systems, die erhebliche Zeitersparnis und die Möglichkeit, sich auf Arbeiten mit höherer Priorität zu konzentrieren.
Mit den in das System integrierten Werkzeugen können die Behörden nun ihre öffentlichen Bekanntmachungen von der Erstellung bis zur Veröffentlichung einfach und effizient verwalten. Vordefinierte Vorlagen minimieren das Risiko von Fehlern. So können sie weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufwenden und sich auf andere Schwerpunkte konzentrieren.
Darüber hinaus haben die Content Manager eine erhebliche Verringerung des Arbeitsaufwands festgestellt, der mit der Erfassung und Validierung von Mitteilungen im Zusammenhang mit öffentlichen Bekanntmachungen verbunden ist. Dies hat zu einer höheren Produktivität und schnelleren Reaktionszeiten geführt.
Im konkreten Fall von Sevilla konnte die für die Verwaltung des Amtsblatts der Provinz zuständige Behörde den Gemeinden der Provinz zusätzliche Dienstleistungen anbieten, ohne die Kosten zu erhöhen.
Auch die Bewältigung von Nachfragespitzen in Zeiten hoher Aktivität wurde durch die OpenCms Lösung verbessert.
Insgesamt haben diese Verbesserungen alle Prozesse bei der Erstellung der „Boletines Oficiales Provinciales“ gestrafft und die Nutzerzufriedenheit deutlich erhöht.
